Terugbetalen

Standaard verlopen terugbetalingen automatisch en intuïtief via Mollie. Is het onmogelijk om de terugbetaling automatisch via Mollie te doen, dan kan je deze via overschrijving of cash doen, daarover meer uitleg onderaan.

Hoe ziet zo'n terugbetaling eruit voor de ouders?
Deze komen vanuit Mollie, de IBAN weten we helaas niet. We vermelden wel duidelijk de naam van je organisatie en de reden van de terugbetaling in de mededeling.

Terugbetaling annuleren
Binnen het uur nadat je een automatische terugbetaling aanvroeg, kan je deze nog annuleren. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer het IBAN nummer verouderd blijkt. Ga hiervoor naar de betaling die werd aangemaakt bij de terugbetaling en klik bij de acties op 'terugbetaling annuleren'. KampAdmin doet dan het nodige in Mollie en zet deze terugbetaling in Podio op €0. Het bedrag komt dan in tegoed te staan bij de ouder en kan manueel worden terugbetaald (zie onder).

Wanneer kan er niet vanzelf worden terugbetaald?
Soms kan er toch niet automatisch worden terugbetaald door KampAdmin. Het systeem geeft je dan duidelijk een melding van wat er wel/niet gelukt is. Dit kan voorvallen als de ouder minder betaald heeft via Mollie dan je wilt terugbetalen. Je kan de ouder dan manueel terugbetalen (zie volgende vraag).

Hoe gaat een manuele terugbetaling in zen werk?

Indien je de manuele terugbetalingen via overschrijving wilt inlezen via een bank-export, moet je de OGM gebruiken die je terugvind bij de ouder als gestructureerde mededeling.

Wat als er niet voldoende saldo is in Mollie?
Mollie doet terugbetalingen met het saldo dat het ter beschikking heeft van inkomende gelden. Het kan dus zijn dat er te weinig geld voorhanden is om de terugbetalingen uit te voeren. In dat geval kan je saldo toevoegen aan Mollie via een knop die dan zal verschijnen op je dashboard. De terugbetalingen worden sowieso zo snel mogelijk uitgevoerd, je hoeft deze niet manueel te doen.

Welke betaling uit Mollie wordt terugbetaald?
KampAdmin werkt van nieuwste naar oudste betaling om zeker de juiste IBAN te gebruiken voor de terugbetaling. Daarenboven probeert KampAdmin slim te zijn met matchende bedragen om zo weinig mogelijk transacties te doen en dus de kosten te beperken.

Je hoeft je als admin dus niet bezig te houden met welke betalingen in Mollie worden terugbetaald. Alle nodige informatie is voorhanden in Podio.

Kan ik zelf een terugbetaling doen in Mollie?
Ja dat kan, maar gelieve dit niet te doen! 
Deze terugbetalingen worden niet opgenomen in het financieel dashboard van de ouder, en het tegoed zal open blijven staan. Hierdoor is de kans groot dat je de ouder 2 keer terugbetaald.

Wordt er terugbetaald als ik de prijs van een betaalde inschrijving verlaag?
Neen, als de prijs van een inschrijving daalt na wijzigingen die je aanbrengt dan wordt er een tegoed aangemaakt (indien alles reeds betaald werd en er geen andere te-betalen inschrijvingen zijn). Je kan dan kiezen om dit tegoed terug te betalen.

Indien je toch wilt terugbetalen, kan je zelf de actie 'factureer verschil' gebruiken na je wijzigingen. Daar kan je kiezen wat je met de bedragen wilt doen.