Prijsregels

Wat zijn prijsregels?

Prijsregels bepalen op welke termijn een factuur betaald moet worden en wanneer de betalingsherinneringen verstuurd worden.

Elke activiteit moet gelinkt zijn aan een prijsregel. 

Belangrijk: Indien jouw organisatie geen BTW betaalt, vul altijd '0' in in het veld 'BTW%'.

Handig: het is mogelijk om ouders betalingsuitstel te geven via speciale prijsregels, meer info daarover vind je hier: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360025522831 

Voorschot

Je kan bepalen of de boeker een voorschot moet betalen of niet. Dit voorschot is uitgedrukt in een percentage van de totale kostprijs van de inschrijving. 

Je hebt 2 opties om de uiterste betaaldatum van het voorschot te bepalen: 

• X dagen na de bevestiging van de inschrijving
• Voor een bepaalde datum (bv. 1 mei 2019).

Indien je werkt met een voorschot én Bancontact, dan wordt tijdens het inschrijven enkel het voorschot aangeboden om meteen te betalen.

Betaaldatum

Je hebt 3 mogelijke opties om de betaaldatum van de inschrijving te bepalen:

• X dagen na de bevestiging van de inschrijving
• X dagen voor de start van de activiteit
• Tegen een bepaalde datum (bv. 1 mei 2019)

De eerste twee opties kunnen gecombineerd worden, dan wordt per inschrijving de vroegste van de twee genomen als betaaldatum.

Betalingsherinneringen

Wanneer een boeker na het verstrijken van de betaaldatum nog niet het volledige bedrag betaald heeft, ontvangt hij automatisch een betalingsherinnering. 

Je hebt tot 4 datumvelden om te bepalen hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum, de boeker een herinnering ontvangt. 

Tip: Indien een ouder een openstaand bedrag heeft (en dus nog niet voor elke bevestigde inschrijving heeft betaald) worden de eerste 2 data van de betalingsherinneringen getoond in de Podio app 'Personen'. 

In detail:

- De herinnering-data worden ingesteld op basis van de eerste niet betaalde factuur.

- Indien de datum van de reminder meer dan 9 maanden geleden is, wordt ze opgeschoven naar de eerste nieuwe herinneringsdatum in de toekomst, indien er nieuwe inschrijvingen zijn.

- Indien er geen nieuwe inschrijvingen zijn, blijft deze reminder-datum staan op meer dan 9 maanden terug.

- Op deze manier ontvangen ouders niet overbodig veel herinneringen (per inschrijving), maar worden ze wel elk nieuw seizoen opnieuw aangemaand indien ze niet betalen voor nieuwe inschrijvingen.