5) Betalingsopvolging

Bij KampAdmin gebeurt de betaling op niveau van de ouder (en niet per inschrijving).

Elke betaling die binnenkomt in het systeem wordt rechtstreeks aan de ouder gelinkt*. We berekenen dan voor elke ouder het totaal te betalen bedrag en het totaal betaalde bedrag. 

Dit brengt een aantal leuke voordelen met zich mee:

• De ouder kan in 1 keer al zijn onbetaalde inschrijvingen betalen
• Betalingen moeten niet herlinkt worden aan de inschrijvingen bij een annulatie of wijziging

Je kan per inschrijving zien of deze betaald is of niet bij het veld "betaald: ja | nee". Op die manier kan je voor de start van een activiteit nagaan of er nog mensen dienen te betalen en ze hierop aanspreken.

*Meer info of alternatieven, vind je hier: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360029616472-Gestructureerde-mededeling-per-ouder-of-inschrijving

Gegevens in Podio

De betalingen kun je opvolgen in de Podio app 'Personen'. Ouders hebben de volgende 3 velden die worden gebruikt voor de betalingsopvolging. Indien een veld niet relevant is voor deze ouder zal het leeg zijn en verborgen worden.

• Open (totaal) = Totaal te betalen bedrag - Totaal betaald bedrag
  Toont de totale balans van de ouder, onafhankelijk van de betaaldata
• 1e betalingsherinnering: 
  Datum waarop de ouder de 1e betalingsherinnering ontvangt indien hij nog niet alle betalingen heeft gestort (zie prijsregels)
• 2e betalingsherinnering: 
  Datum waarop de ouder de 2e betalingsherinnering ontvangt (zie prijsregels)

Ouders met een open totaal

Alle ouders met een "open (totaal)" > 0 moeten nog iets betalen aan jullie.

Indien de 2de betalingsherinnering al gepasseerd is (en er geen andere bedragen zijn), zal KampAdmin hiervoor géén reminders meer sturen, deze ouders zijn dus eigenlijk wanbetalers.

Wanneer moet een ouder betalen & worden herinnering e-mail gestuurd?

Dit wordt bepaald via de prijsregels bij de activiteiten, zie: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360024281031-Prijsregel