5) Betalingsopvolging

Bij KampAdmin gebeurt de betaling op niveau van de ouder (en niet per inschrijving).

Elke betaling die binnenkomt in het systeem wordt rechtstreeks aan de ouder gelinkt*. We berekenen dan voor elke ouder het totaal te betalen bedrag en het totaal betaalde bedrag. 

Dit brengt een aantal leuke voordelen met zich mee:

• De ouder kan in 1 keer al zijn onbetaalde inschrijvingen betalen
• Betalingen moeten niet herlinkt worden aan de inschrijvingen bij een annulatie of wijziging

Je kan per inschrijving zien of deze betaald is of niet bij het veld "betaald: ja | nee". Op die manier kan je voor de start van een activiteit nagaan of er nog mensen dienen te betalen en ze hierop aanspreken.

*Meer info of alternatieven, vind je hier: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360029616472-Gestructureerde-mededeling-per-ouder-of-inschrijving

Gegevens in Podio

De betalingen kun je opvolgen in de Podio app 'Personen'. Ouders hebben de volgende 3 velden die worden gebruikt voor de betalingsopvolging. Indien een veld niet relevant is voor deze ouder zal het leeg zijn en verborgen worden.

• Open (totaal)
  > €0 : deze ouder moet nog iets betalen
  = €0 : alles is betaald
  < €0 : deze ouder heeft een tegoed
  
  
• 1e betalingsherinnering: 
  Datum waarop de ouder de 1e betalingsherinnering ontvangt indien hij nog niet alle betalingen heeft gestort (zie prijsregels)
  
  
• 2e betalingsherinnering: 
  Datum waarop de ouder de 2e betalingsherinnering ontvangt (zie prijsregels)

Ouders met een open totaal

Alle ouders met een "open (totaal)" > 0 moeten nog iets betalen aan jullie.

Indien de 2de betalingsherinnering al gepasseerd is (en er geen andere bedragen zijn), zal KampAdmin hiervoor maximum nog 2 reminders sturen, deze ouders zijn dus eigenlijk wanbetalers.

Wanneer moet een ouder betalen & worden herinnering e-mail gestuurd?
Dit wordt bepaald via de prijsregels bij de activiteiten, zie: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360024281031-Prijsregel