Updates september 2020

Dit helpartikel bestaat uit drie delen:

1. Twee filmpjes die uitleggen hoe we vanaf 11 september werken
2. Een lijstje met veelgestelde vragen en antwoorden
3. De tekst van de mail die we op 1 september verstuurden

Filmpjes werking vanaf 11 september

Veelgestelde vragen

* We zullen deze lijst updaten naar gelang de vragen die we binnenkrijgen *

Wat gebeurde er op 11 september?
Vanaf vrijdag 11 september treedt de nieuwe logica in werking, vanaf die voormiddag loopt alles zoals hierboven uitgelegd. In de loop van vrijdag, doet KampAdmin het nodige om bestaande profielen te updaten. Voor sommige mensen zal hiervoor een dummy-betaling worden aangemaakt in Podio om alles te doen kloppen. Ouders zullen deze niet te zien krijgen en deze zal duidelijk gemarkeerd worden voor admins (zie screenshot). 

Is alle informatie op de helpdesk al geüpdated?
Ja, sinds 14 september zijn alle artikels aangepast om uit te leggen hoe we nu werken. Je zal er regelmatig teksten en filmpjes uit dit artikel tegenkomen.

Hoe zal zo’n terugbetaling eruit zien voor de ouders?
Deze komen vanuit Mollie, de IBAN weten we helaas niet. We vermelden wel duidelijk de naam van je organisatie en de reden van de terugbetaling in de mededeling.

Wanneer kan er niet vanzelf worden terugbetaald?
Soms kan er toch niet automatisch worden terugbetaald door KampAdmin. Het systeem geeft je dan duidelijk een melding van wat er wel/niet gelukt is. Dit kan voorvallen als de ouder minder betaald heeft via Mollie dan je wilt terugbetalen. Je kan de ouder dan manueel terugbetalen (zie volgende vraag).

Hoe gaat een manuele terugbetaling in zen werk?

Wat als er niet voldoende saldo is in Mollie?
Mollie doet terugbetalingen met het saldo dat het ter beschikking heeft van inkomende gelden. Het kan dus zijn dat er te weinig geld voorhanden is om de terugbetalingen uit te voeren. In dat geval kan je saldo toevoegen aan Mollie via een knop die dan zal verschijnen op je dashboard. De terugbetalingen worden sowieso zo snel mogelijk uitgevoerd, je hoeft deze niet manueel te doen.

Welke betaling uit Mollie wordt terugbetaald?
KampAdmin werkt van nieuwste naar oudste betaling om zeker de juiste IBAN te gebruiken voor de terugbetaling. Daarenboven probeert KampAdmin slim te zijn met matchende bedragen om zo weinig mogelijk transacties te doen en dus de kosten te beperken.

Je hoeft je als admin dus niet bezig te houden met welke betalingen in Mollie worden terugbetaald. Alle nodige informatie is voorhanden in Podio.

Kan ik zelf een terugbetaling doen in Mollie?
Ja dat kan, maar gelieve dit niet te doen! 
Deze terugbetalingen worden niet opgenomen in het financieel dashboard van de ouder, en het tegoed zal open blijven staan. Hierdoor is de kans groot dat je de ouder 2 keer terugbetaald.

Kan ik iemand manueel een spaarpot geven? (bv bij een wedstrijd)
Hiervoor maak je een betaling aan in Podio met het gewenste bedrag en type=spaarpot.

Wat met reeds-vervallen spaarpotjes?
Deze zijn en blijven vervallen.
Nieuwe spaarpotjes/tegoeden hebben geen vervaldatum meer.

Hoe kan ik toch een tegoed doen vervallen?
Je kan dit enkel manueel doen door een negatieve betaling te maken voor het gewenste bedrag, de 'vervaldatum'. Dit kan handig zijn voor mensen die niet langer lid zijn, om na bijvoorbeeld 2 jaar hun rekeningen te vereffenen.

Worden er nog betalingen aangemaakt voor tegoeden?
Bij annulaties wordt geen betalings- of spaarpot-item meer aangemaakt in Podio. Het tegoed dat uit een annulatie voortkomt, is het resultaat van de facturen en betalingen. Bijvoorbeeld:

1 originele factuur	- €100
1 betaling	+ €100
1 creditnota	+ €100
Resultaat	€100 tegoed

Er worden dus geen betalings-items meer aangemaakt door KampAdmin met type=spaarpot .

Wat met de spaarpot-app in Podio?
Deze blijft nog een tijdje bestaan in Podio als archief voor als je iets zou willen opzoeken. Er wordt echter niets meer gedaan met die info binnen de KampAdmin systemen. Gelieve er dus ook niets meer te wijzigen. 

Op iets langere termijn kunnen we deze app definitief verwijderen (na je goedkeuring).

Wordt er terugbetaald als ik de prijs van een betaalde inschrijving verlaag?
Neen, als de prijs van een inschrijving daalt na wijzigingen die je aanbrengt dan wordt er een tegoed aangemaakt (indien alles reeds betaald werd en er geen andere te-betalen inschrijvingen zijn). Je kan dan kiezen om dit tegoed terug te betalen.

Indien je toch wilt terugbetalen, kan je zelf de actie 'factureer verschil' gebruiken na je wijzigingen. Daar kan je kiezen wat je met de bedragen wilt doen.

Mail voor admins

Hieronder kan je de tekst nalezen die we rondstuurden op 1 september:

---

Hopelijk hebben jullie een geweldige zomer achter de rug. Alvast chapeau vanuit KampAdmin voor alle extra moeite en snelle aanpassingen die erbij kwamen kijken dit jaar!

Ook wij zaten niet stil: de beloofde vereenvoudiging van de spaarpotjes staat klaar! 
Op de conferentie hadden we hier al over verteld en in deze mail kan je er meer over lezen. Ook de terugbetalingen krijgen een update: binnenkort worden deze ook automatisch verwerkt via Mollie. 
Gelieve deze mail aandachtig door te nemen, ook als je geen spaarpotjes gebruikte.
 

SPAARPOTJES

Het gebruik van de digitale spaarpotjes is in de afgelopen jaren erg complex geworden waardoor deze niet altijd even gebruiksvriendelijk was voor de admins. We hebben daarom beslist om de Podio app 'spaarpotjes' niet langer te gebruiken. De functionaliteit rond tegoeden blijft bestaan, maar wordt een pak eenvoudiger:

• De Podio app 'Spaarpotjes' wordt binnenkort gearchiveerd
• Alle informatie komt uit de Podio apps betalingen & facturen
• Spaarpotjes (tegoeden) zullen geen vervaldatum meer hebben
• Het ‘open totaal’ bij ouders bevat alle informatie, het veld ‘spaarpotje’ verdwijnt
  • > €0 : deze ouder moet nog iets betalen
  • = €0 : alles is betaald
  • < €0 : deze ouder heeft een tegoed
• Tegoeden worden automatisch verrekend bij nieuwe facturen
• Je kan een tegoed terugbetalen via een actie bij de ouder (zie onder)

Opgelet: Gelieve de nodige terugbetalingen te doen en te registreren in KampAdmin voor 10 september. Deze nieuwe logica treed in werking in het weekend van 11-12-13 september. De terug te betalen bedragen zullen op dat moment worden omgevormd in tegoeden, deze kan je daarna natuurlijk nog terugbetalen als je dat wenst.

Veelgestelde vragen en instructievideo's vind je terug op onze helpdesk: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360016164780 

TERUGBETALINGEN

Nu we al een tijdje met online betalingen werken, kunnen we ook terugbetalingen automatiseren. Dat bespaart weer heel wat werkuren en gaat sneller, misschien hoef je hierna zelfs geen bank-exports meer manueel in te laden.

• Een terugbetaling kan ontstaan bij een annulatie of creditnota, of via de actie ‘tegoed terugbetalen’ bij ouders.
• Vanaf 14 september worden de terugbetalingen automatisch verwerkt
• Dit gebeurt door in Mollie achter de schermen bepaalde betalingen terug te storten
• Terugbetaalde bedragen worden afgehouden van het bedrag dat Mollie uitbetaald
• De terugbetaling gebeurt op de eerstvolgende werkdag indien er voldoende gelden zijn in Mollie
• Voor een terugbetaling rekent Mollie dezelfde transactiekost aan als voor betalingen
• KampAdmin voegt een negatieve betaling toe in Podio om alles te vereffenen

Veelgestelde vragen en instructievideo's vind je terug op onze helpdesk: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360016164780 
 

BOEKHOUDING

Vanaf oktober zal je als admin elke maand een mailtje krijgen met de nodige documenten voor de boekhouding. Momenteel doe je wellicht periodisch een export in Podio, die documenten belanden nu automatisch in je mailbox. De mail bevat:

• Een samenvatting van de betalingen, facturen en creditnota’s van afgelopen maand
• Een Excel-bestand met de betalingen
• Een Excel-bestand met de facturen en creditnota’s

Iedere organisatie werkt met andere boekhoud-systemen, maar op deze manier heb je alle documenten bij de hand om de boekhouding vlot te laten verlopen.

Tip: zet ook je uitbetalingen in Mollie op maandelijks, dan komen deze periodes mooi overeen.

---