Hoe werkt het?

Organisator aanmaken

Elke organisator moet eerst een monitor zijn, anders kan deze persoon niet inloggen. Meer over de monitorenmodule kan je hier lezen. Eens een persoon een monitor is, kan je de rol 'organisator' aanvinken bij het persoon-item. Er zal nu een organisator worden aangemaakt voor deze persoon. De organisator kan eenvoudig wisselen tussen zijn dashboard zoals wordt uitgelegd in dit artikel.

Bevoegdheden toekennen

In het veld 'bevoegdheden' kan je aanduiden welke bevoegdheden deze organisator krijgt. Deze spreken voor zich. Voor sommige functionaliteiten (bv. activiteiten toevoegen), moet je eerst andere zaken instellen samen met KampAdmin.

Deelnemers opvolgen

Om een organisator de deelnemers van een bepaalde activiteit te laten opvolgen, moet je de organisator(en) linken aan de activiteit(en). Dat doe je door in de activiteiten-app in Podio het veld 'organisator' in te vullen.

Vanaf dat moment wordt deze activiteit zichtbaar voor de opgegeven organisatoren en kan die zien wat de bezetting is. Of deze organisator ook wijzigingen kan aanbrengen aan de configuratie van de activiteit, lijsten kan downloaden, deelnemers mailen/smsen, bepaal je in de configuratie & bevoegdheden.

Meer info: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012817819-Activiteiten-deelnemers- 

Tip: indien je werkt met partners, kunnen zij op hun website's ook embeds plaatsen om inschrijvingen mogelijk te maken. Meer info lees je in dit artikel.

Monitoren bezetting opvolgen

Een organisator ziet op zijn/haar dashboard ook alle moni-plaatsen voor de activiteiten waaraan die is verbonden. Hij/zij kan dus ook de bezetting van monitoren opvolgen of het aantal plaatsen bijstellen.

Of de organisator ook monitoren kan inplannen, hangt ervan af of er monitoren zijn gekoppeld aan deze organisator (zie hieronder).

Meer info: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012713440-Moni-plaatsen 

Monitoren inplannen

Als je naar de 'organisatoren' app gaat in Podio, dan vind je daar alle personen terug met de rol 'organisator'. Hier kan je deze organisatoren ook linken aan bepaalde locaties en categorieën (dit is optioneel).

Indien je dit doet, zullen monitoren worden toegewezen aan een organisator wanneer een monitor een van deze locaties opgaf bij zijn/haar voorkeuren. Deze monitor is dus potentieel interessant voor deze organisator om in te plannen, en de organisator kreeg daartoe de rechten door gekoppeld te worden aan de locatie. 

Communicatie over een specifieke moni-inschrijving zal ook het e-mailadres van de organisator krijgen al antwoordadres (reply-to) zodat je als admin ontlast wordt van eventuele vragen.

Meer info: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012817539-Monitoren
Of: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012713500-Moni-inschrijvingen 

Om organisatoren géén toegang te geven tot hun monitorenplanning, koppel je ze dus niet aan locaties.