Dashboard voor organisatoren

Als organisator krijg je een dashboard dat bestaat uit verschillende delen vanwaar je jouw activiteiten en monitoren kan opvolgen. Hieronder volgt een korte uitleg per onderdeel, voor meer info kan je doorklikken naar een aparte infopagina.

• Moni plaatsen
• Monitoren
• Moni inschrijvingen
• Activiteiten (& deelnemers)
• Planning Overzicht

Tip: Wanneer je met je muis over de verschillende onderdelen gaat in het dashboard, krijg je ook steeds wat meer informatie over wat die doen.

Opgelet: het kan zijn dat de weergave of bewoording afwijkt van wat je in deze handleiding leest, afhankelijk van de organisatie kan deze verschillen.

Tip: open het dashboard steeds op een computer (in Google Chrome). Met zoveel gegevens is het moeilijk om een goed overzicht te krijgen op een smartphonescherm.

Moni plaatsen

Via moni-plaatsen wordt vastgelegd hoeveel monitoren met welke rol je nodig hebt op de verschillende activiteiten. Meestal legt de organisatie dit al vast. Je ziet hier een tabel met de verschillende moni plaatsen en hoe het hiermee staat. In de kolom 'nodig' zie je hoeveel monitoren er gezocht worden en daarna volgt een telling van de bezetting op dit moment in verschillende kleuren.

• Aantal monitoren bevestigd
• Aantal monitoren die nog moeten antwoorden
• Aantal monitoren op reserve
• Aantal monitoren dat weigerde of dat geannuleerd werd

Het is mogelijk dat deze tellers kommagetallen bevatten als bepaalde monitoren maar delen van de hele periode komen. Wanneer een moni-plaats helemaal gevuld is, verschijnt er een groen vinkje in de kolom 'nodig'.

Via het potlood-icoon kan je het aantal gezochte monitoren of de rol aanpassen.

Je kan monitoren inplannen op deze moni-plaats door op het boek-icoon te klikken. De planningstool zal dan openen in rechts op het scherm en je kan nu een of meerdere monitoren selecteren die je op deze plaats wilt inplannen of uitnodigen.

Meer info: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012713440-Moni-plaatsen 

Monitoren

Hier vind je een tabel met al de monitoren die toegekend zijn aan de locatie(s) waar jij organisator voor bent. In de tabel zie je hun basisgegevens, je kan gemakkelijk filteren door in de zoekbalken te typen of sorteren door op de pijltjes in de hoofding te klikken.

Via het potlood-icoon kan je meer informatie zien van een monitor. Er zal een formulier openen waarbij je de voorkeuren kan raadplegen en eventueel zaken kan aanvullen en opslaan.

Je kan deze monitor inplannen op een moni-plaats door op het boek-icoon te klikken. De planningstool zal dan openen in rechts op het scherm en je kan nu een moni-plaats selecteren waarop je deze monitor wilt plannen.

Meer info: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012817539-Monitoren 

Moni inschrijvingen

Een moni inschrijving is een monitor die is ingepland op een bepaalde moni-plaats via de zijbalk (zie hierboven). Indien een monitor niet de volledige periode zal begeleiden, komen de aanwezige dagen bij 'manuele dagen' te staan. Elke moni-plaats heeft een status. Via het boek-icoon kan je de status of de aanwezige dagen van een bepaalde moni-inschrijving wijzigen.

• Voorstel: de monitor moet nog antwoorden op het voorstel
• Bevestigd: de monitor staat ingepland op deze plaats
• Reserve:  de monitor is reserve op deze plaats
• Geannuleerd: jij of de organisatie heeft deze inschrijving geannuleerd
• Geweigerd: de monitor heeft deze inschrijving geweigerd

Daarnaast heeft elke moni-inschrijving een contract-status. Afhankelijk van jouw afspraken met de organisatie, genereren zij het contract of ben jij hiervoor verantwoordelijk. Via het document-icoon kan je het contract genereren of downloaden.

Meer info: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012713500-Moni-inschrijvingen 

Activiteiten

Hier krijg je een lijst van de activiteiten waarvoor je verantwoordelijk bent. Je kan hier te allen tijde nakijken hoeveel deelnemers er zijn ingeschreven of op de wachtlijst staan. Eventueel kan je via het potlood-icoon ook wijzigingen aanbrengen aan de configuratie van de activiteit.

Via de twee iconen aan de rechterkant (mannetje & hartje) kan je een deelnemerslijst en medische-info lijst downloaden voor deze activiteit. Je krijgt dan per e-mail een Excel-bestand toegestuurd.

Door links op het icoontje met de drie mannetjes te klikken, kan je de deelnemers bekijken in je dashboard. Hier krijg je een overzicht van de namen, leeftijden en contactgegevens. Via een knop kan je de deelnemers met een bevestigde inschrijvingen ook een mailtje sturen. Doe dit echter enkel in overleg met de organisatie, want de meeste e-mailcommunicatie verloopt automatisch.

Meer info: https://kampadmin.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012817819-Activiteiten-deelnemers- 

Planning overzicht

Hier krijg je een overzicht van de monitorenplanning op je activiteiten.

Per locatie en periode wordt getoond hoeveel van de nodige monitoren al gevonden zijn. Door een periode open te klikken, krijg je een gedetailleerd rapport per rol.